Logiciel de Gestion Electronique des Documents

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Simplifiez la gestion, le partage et le stockage de tous vos documents ! 

 

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Dites adieu aux montagnes
de papier !

Avec Zeendoc, fini les dossiers qui se perdent, les factures qui traînent et les documents qui disparaissent. 

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Automatisez la gestion
de vos documents !

Procédez à l'extraction automatique
des données et retrouvez-les
en un rien de temps.

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Travaillez en toute
sécurité et sérénité !

Vos documents sont stockés dans le cloud, avec un cryptage des données et un contrôle d'intégrité, pour des informations bien protégées.

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Les workflows, il n'y a
que ça de vrai !

Automatisez tous vos processus documentaires (factures, documents RH, dossiers clients et fournisseurs, etc.) via des circuits de validation.

Optimisez votre temps de travail

Dématérialisez tous vos processus avec Zeendoc

  • Facturation fournisseurs

  • Facturation clients

  • RH

  • Signature électronique

  • Notes de frais

  • Archivage électronique

Automatisez vos processus d'achat, de la demande d'achat au paiement !

  • Collecte automatique des factures
  • Dossier unique par fournisseur ou référence
  • Rapprochement automatique commande / facture
  • Génération de fichiers de virement au format SEPA
  • Automatisation de la saisie en comptabilité

Simplifiez la gestion comptable de vos factures clients !

  • Dématérialisation des factures, classement avec l'ensemble des documents liés (devis, bon de commande, bon de livraison)
  • Signature électronique des factures
  • Rapprochement comptable automatisé
  • Diffusion automatique de vos factures vers le Portail Chorus Pro
  • Export et classement automatique vers votre logiciel comptable

Dites bye-bye à la paperasse !

  • Contrôle de complétude des dossiers salariés
  • Dématérialisation des bulletins de salaire  
  • Signature des contrats de travail, EAE
  • Formulaire et calendrier des congés
  • Alertes sur les fins de période d’essai, CDD, arrêts maladie, etc.

Maîtrisez l'art de signer sans rien imprimer !

  • Envoi de vos documents aux signataires et d'un SMS avec un code d’authentification
  • Valeur légale identique à celle d’une signature manuscrite
  • Suivi en ligne des statuts de signature

Facilitez la vie de vos collaborateurs (et la vôtre) !

  • Photographie des justificatifs via smartphone
  • Envoi ou saisie des notes de frais dans Zeendoc
  • Reconnaissance automatique des données comptables
  • Validation et contrôle des notes de frais
  • Génération des écritures comptables

Ne poussez plus les murs pour trouver de la place : passez à l'archivage électronique !

  • Archivage automatique en fonction du type de document et de la durée de conservation
  • Accès facilité aux documents via mots-clés ou métadonnées
  • Fonctionnalités de gestion des droits d'accès des utilisateurs
  • Garantie de l'intégrité et de l'authenticité des documents

« Nous recherchions un outil qui soit fiable, rapide, sécurisé et qui entre dans le cadre légal. Il fallait que cet outil soit capable de discriminer un grand nombre de factures en fonction des données présentes sur chaque document (numéro de TVA, nom de société, etc.) pour ensuite parfaitement les distribuer dans les bons dossiers fournisseurs. »

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Assistante de Gestion Comptabilité Fournisseurs chez NumeriK's Françoise Combet

« Ce que je vois dans Zeendoc, c'est une facilité de travail et un auto-archivage. C'est important de pouvoir se dire que tous nos documents sont stockés et retrouvables dans un milieu sécurisé. »

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Directeur Général chez Azimut Moutain Michel Morere

systhen intégrateur de Zeendoc

Chez systhen, nous avons bâti un partenariat fort avec Zeendoc pour vous accompagner dans la dématérialisation de vos processus documentaires et votre mise en conformité avec la réforme facture électronique 2024. Nos chefs de projets dédiés et certifiés vous accompagnent de bout en bout, depuis l'initiation de votre projet jusqu'à la formation de vos équipes.

 

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Zoom sur les fonctionnalités clés de Zeendoc

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La comparaison des montants

Zeendoc vous permet d'identifier rapidement, par un code couleur, si le montant total des factures, qui référencent une commande, est bien identique au montant total de la commande !

Le contrôle de complétude des dossiers
 
Le contrôle de complétude des dossiers
 
Zeendoc vous accompagne dans la gestion de vos dossiers !
Vous pouvez, grâce à une vue d'ensemble des différentes pièces récoltées, contrôler en quelques secondes la complétude de vos dossiers.
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Application mobile
 
Avec la nouvelle application mobile Zeendoc, retrouvez les mêmes fonctionnalités présentes sur votre ordinateur sur votre mobile ou tablette. Recherchez et partagez, commentez et/ou validez, déposez et classez... Téléchargez l'application et rendez votre bureau mobile !
 
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Découpage par stabilo

Zeendoc détient un brevet européen pour le découpage par Stabilo !
Afin de numériser vos documents par lot, vous pouvez apposer une marque de stabilo dans un coin sur chaque première page de document, et Zeendoc découpe automatiquement le lot à chaque fois qu'il repère une marque de stabilo.
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Génération de fichiers au format SEPA

Une fois vos factures validées et après avoir téléchargé le fichier XML, vous pouvez soit l'importer dans votre logiciel de paiement, soit sur votre site bancaire afin de déclencher les virements à vos fournisseurs.
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Découpage manuel de documents

Si vous souhaitez découper manuellement un document déposé dans Zeendoc, vous pouvez le faire en utilisant l'interface de découpage intégrée.
Pour accéder à cette interface, ouvrir le document à découper, puis sélectionner l'action "Copier vers", puis la rubrique "Découper le document".
Édition en ligne
 
Édition en ligne

Modifiez vos documents Office directement depuis Zeendoc !
En disposant d'un compte Office 365, l'utilisateur peut sélectionner et ouvrir un document office et le modifier si nécessaire grâce à l'édition en ligne.

Une offre qui s'adapte à votre activité

Basique

à partir de
98€/mois

De 100 à 499 documents
importés / mois.

Le plus populaire

Avancé

à partir de
257€/mois

De 500 à 2499 documents
importés/ mois.

Expert

à partir de
553€/mois

De 2500 à 8000 documents 
importés / mois.

 

Inclus dans chaque offre : nombre d'utilisateurs et de classeurs illimités, support et maintenance, mises à jour automatiques.

Paramétrage, mise en route et formation en sus.

Ils font confiance à systhen

Rejoignez nos clients plus heureux avec Zeendoc !

Contactez notre équipe pour voir comment Zeendoc peut vous aider à embellir votre quotidien !

FAQ

Une question ? On vous répond !

Zeendoc sera-t-il conforme avec la réglementation facture électronique 2024 ?

En plus de proposer d’autres fonctionnalités à valeur ajoutée bien utiles autour de la facture électronique, Zeendoc sera conforme à la réglementation sur la facture électronique obligatoire entre entreprise à partir de 2024 :
  • En tant que PDP à travers plusieurs partenariats sérieux, certifiés ISO 27001 et Secnum Cloud
  • Compatible avec la PPF comme Zeendoc l'est déjà avec Chorus Pro
  • Et aussi OD, soit prestataire de service comme opérateur de dématérialisation

Comment puis-je accéder à mes documents avec Zeendoc ?

Avec Zeendoc, vous pouvez accéder à vos documents en ligne depuis n'importe quel appareil connecté à Internet. Vous pouvez également utiliser l'application Zeendoc pour accéder à vos documents depuis votre smartphone ou votre tablette.

Comment Zeendoc facilite-t-il la collaboration au sein de mon entreprise ?

Zeendoc permet à plusieurs utilisateurs d'accéder aux mêmes documents en même temps, de travailler sur des versions partagées de documents, de commenter et de valider des documents, et de suivre l'avancement des projets en temps réel. Il facilite également la communication et la coordination entre les différents membres d'une équipe.

Est-ce que Zeendoc prend en charge l'intégration avec d'autres systèmes ou logiciels ?

Oui, Zeendoc offre des fonctionnalités d'intégration flexibles. Il peut être intégré à d'autres logiciels métier couramment utilisés tels que les Systèmes de Gestion des Ressources Humaines (SIRH), de gestion de la relation client (CRM) ou les logiciels de comptabilité. L'intégration avec d'autres logiciels permet d'améliorer l'efficacité et de faciliter le partage d'informations entre les différentes applications utilisées dans votre entreprise.

Comment Zeendoc sécurise t-il mes données ?

Zeendoc utilise des protocoles de sécurité avancés, tels que le chiffrement SSL/TLS, le stockage de données en mode crypté, la sauvegarde régulière des données et la surveillance 24/7 des serveurs. Zeendoc est également conforme aux réglementations européennes en matière de protection des données (RGPD).

Comment Zeendoc peut-il aider à améliorer l'efficacité de mon entreprise ?

Zeendoc peut aider à améliorer l'efficacité de votre entreprise en réduisant le temps et les coûts liés à la gestion des documents. Les documents sont facilement accessibles et partageables, ce qui réduit le temps nécessaire pour les trouver. De plus, Zeendoc permet une collaboration en temps réel entre les utilisateurs, ce qui accélère les processus et améliore la productivité.

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